Das BZA Meldeschein- und Kurkartenmanagement beinhaltet die Funktionen

Meldewesen,

Ausgabe von Kur- bzw. Gästekarten und Tourismuskarten,

Kontrolle von Zugangsberechtigungen

Erfassung von Meldescheinen, Abrechnung von Kurbeiträgen.

Sie werden in einer einheitlichen elektronischen Lösung zusammengeführt. Darüber hinaus können analog zu den Tourismuskarten-Systemen weitere touristische Leistungen, z.B. „All-Inclusive“-Leistungen, Pauschalpakete und Einzeltickets gespeichert sowie zentral erfasst und abgerechnet werden.

Eine entscheidende Motivation für Kurbetriebe zur Einführung solcher Systeme ist der Imagegewinn im Vergleich mit anderen Tourismus-Regionen. Jeder Gast erhält eine elektronische Chipkarte und erhält damit Einlass bei allen gewünschten Veranstaltungen. Die Region präsentiert sich mit diesem technologisch hochstehendem Medium vorteilhaft, der Gast schätzt die einfache Abwicklung im Vergleich zu einer reinen Gästekarte in Papierform. Bei der Nutzung des ÖPNV mit der Gästekarte erfolg die Verteilung der Gelder nach Beförderungsleistung der einzelnen Verkehrsbetriebe. Weiterhin erfordert die konventionelle Abrechnung der Kurbeiträge einen großen personellen Aufwand, der durch die Einführung des Systems vollständig entfällt.

Bei dem BZA Meldeschein- und Kurkartenmanagement stehen den Gemeinden verschiedene Möglichkeiten für die Verarbeitung des Meldescheins zur Verfügung. Wenn der Papiermeldeschein beibehalten werden soll, kann die Eingabe der Meldeschein-Daten entweder durch BZA erfolgen oder die Kurverwaltung kann diese selbst vornehmen. Die Eingabe durch BZA gestaltet sich in der Regel durch die Verwendung eines Scanner-unterstützten Eingabesystems im Vergleich zu den in den Kurverwaltungen verursachten Personalkosten. Die zu zahlenden Kurbeiträge werden vom System errechnet, so dass auch bei der Vielzahl von reduzierten Beiträgen, wie z.B. für behinderte Personen, Reisegruppen, etc. oder bei den unterschiedlichen Preiskategorien im Laufe eines Jahres sich keine Rechenfehler wie bei der manuellen Berechnung ergeben.

Weiterhin wurde von BZA ein elektronischer Meldeschein entwickelt, bei dessen Verwendung der Papiervordruck vollkommen entfällt. Alle erforderlichen Daten werden vor Ort von den Hotels und Beherbergungsbetrieben eingegeben, die erforderlichen Meldescheine ausgedruckt und, wie gesetzlich vorgeschrieben, vom Gast unterzeichnet. Die Vermieter erhalten vom System in regelmäßigen Abständen eine Abrechnung, aus der sie entnehmen können, welche eingenommenen Kurbeiträge sie an die Kurverwaltungen abzuführen haben. Die Beträge werden von BZA per Lastschrift vom Vermieter-Konto eingezogen.

Die Vermieter und die Kurverwaltung haben online Einblick in die Saldenlisten. Mit Hilfe dieser Saldenlisten können die Kurverwaltungen auch Sonderfälle wie Vermieter, welche die Kurbeiträge bar einzahlen, bearbeiten.

Das System ist vollständig als Internet-Lösung konzipiert. Bei der Eingabe von Daten werden diese sofort in die zentrale Datenbank nach BZA übertragen und stehen online zur Verfügung. Bei der Ausgabe von Daten, z.B. Drucken von Rechnungen an Vermieter oder Einblicknahme in die Saldenlisten werden analog die Daten stets online und damit aktuell von der zentralen Datenbank verwendet.

Für ein System zur Erhebung von Kurbeiträgen gelten neben den rein funktionalen Anforderungen umfangreiche Datenschutz-Vorschriften. So ist beispielsweise strikt darauf zu achten und gegenüber den Datenschutzbeauftragen darzustellen, dass die datenschutzrechtlichen Gestaltungsanforderungen, wie Datenvermeidung bzw. Datensparsamkeit, Zwecktrennung, zeitnahe Historisierung, Verwendung der gebotenen Methoden wie Aggregierung, Pseudonymisierung bzw. Anonymisierung und Verschlüsselung, eingehalten werden. Ein wesentlicher Aspekt ist dabei die Struktur der Datenbank. Sie muss die Daten in einer Form halten, welche beispielsweise nicht die Erstellung von Bewegungsprofilen der Gäste oder den unerlaubten Zugriff auf die Adressen der Gäste erlaubt.

Die bei den einzelnen Kurverwaltungen in der Handhabung von Kurbeiträgen im Detail bestehenden Unterschiede an der Schnittstelle zu den Vermietern, im Buchungswesen, in der Schnittstelle zu der eigenen Buchhaltung, usw. haben im Laufe der Entwicklungs- und Erprobungsphase im BZA System als Softwaremodule ihre Entsprechung gefunden. Nach diesen umfangreichen Entwicklungsarbeiten steht das System für Kurverwaltungen in europäischen Ländern zur Verfügung.